E-Rechnungen empfangen muss ab 1.1.2025
jeder Unternehmer, verschicken aber nicht, da es für die
Versendung der E-Rechnungen Übergangsregelungen gibt. |
Hintergrundwissen zur E-Rechnung:
Was ist eine
E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung
gemäß der Norm EN 16931, die einen strukturierten
Datensatz
enthält, der elektronisch empfangen und anschließend automatisch
weiterverarbeitet
wird. Die gängigen Datei-Formate für
E-Rechnungen sind „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“-Dateien.
Es
handelt sich somit NICHT lediglich um ein PDF, auch wenn die
empfangene Datei auf den ersten
Blick den Anschein einer
PDF-Datei erwecken kann. Die E-Rechnung zeichnet sich durch den
Datensatz aus, der in der Datei eingebettet ist. |
| Warum verpflichtet der Staat
Unternehmer |
Sinn und Zweck soll die Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs
sein und gleichzeitig soll die ERechnung
zu einer schnelleren
und effizienteren Abwicklung von Rechnungen beitragen.
Die
E-Rechnung soll den Unternehmern bei der Digitalisierung seiner
Prozesse unterstützen und sollte
als Chance gesehen werden.
Auf mittelfristige Sicht führt für alle Unternehmer kein Weg an
der
Digitalisierung der Buchhaltung vorbei |
| Wer fällt unter die Vorgaben zur
Umstellung auf die E-Rechnung? |
Umsatzsteuer an.
Der Unternehmerbegriff ist in § 2 Abs. 1
Satz 1 UStG geregelt. Danach ist Unternehmer, wer eine
gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Gem.
§ 2 Abs. 1 Satz 3 UStG ist gewerblich
oder beruflich jede
nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die
Absicht,
Gewinn zu erzielen, fehlt oder eine
Personenvereinigung nur gegenüber ihren Mitgliedern tätig wird.
E-Rechnungen müssen zukünftig immer dann von Unternehmern
gestellt werden, wenn
Unternehmer an andere Unternehmer (also
B2B) Lieferungen und/oder sonstige Leistungen
erbringen. Dies
gilt in der ersten Stufe nur für Lieferungen und/oder sonstige
Leistungen, die an einen
anderen deutschen Unternehmer
erbracht werden und die nicht umsatzsteuerfrei sind. In einer
weiteren Stufe werden voraussichtlich ab den Jahren 2029/2030
auch europäische
(innergemeinschaftliche Lieferungen und
Leistungen) Sachverhalte von der Pflicht der E-Rechnung
betroffen sein.
Auch als Vermieter sind Sie Unternehmer im
umsatzsteuerlichen Sinne und fallen somit grundsätzlich
unter
die Pflichten der neuen E-Rechnung. Für steuerpflichtige
Vermietungen gibt es
Sonderregelungen für eine elektronische
Dauermietrechnung.
Wenn Sie z.B. Arzt sind und nur
steuerfreie Leistungen erbringen, sind Sie ebenfalls
Unternehmer,
aber Ihre Patienten im Regelfall nicht. Die
Rechnungen an die Patienten fallen nicht unter die
Vorgaben
der E-Rechnung, weil die Leistung zum einen nicht an einen
Unternehmer erbracht wird
und zum anderen die Leistung
steuerfrei ist. Die Eingangsrechnungen, die Sie als Unternehmer
erhalten, fallen allerdings unter die Neuregelung und somit
müssen Sie die Vorgaben zur E-Rechnung
für den Empfang
erfüllen. |
| Welche Vorgaben bringt die E-Rechnung
konkret mit sich? |
Die Unternehmer müssen ab dem 1.1.2025 verpflichtend fähig
sein, E-Rechnungen mit
maschinenlesbaren Datensätzen
empfangen zu können.
Nach Ablauf der jeweiligen
Übergangsfristen (s.u.) müssen Unternehmer im B2B-Bereich
spätestens
zum 1.1.2027 / 1.1.2028 verpflichtend E-Rechnungen
versenden |
| Welche Übergangsfristen /
Erleichterungen gibt es? |
Ab dem 1.1.2025 muss jeder Unternehmer verpflichtend fähig
sein, E-Rechnungen mit
maschinenlesbaren Datensätzen
empfangen zu können. In der Übergangszeit vom 1.1.2025 bis zum
31.12.2026 kann jeder Unternehmer frei entscheiden, ob er über
einen Umsatz mit einer E-Rechnung
oder einer Papierrechnung
abrechnet.
Ab dem 1.1.2027 sind Unternehmer mit einem
Vorjahresumsatz größer als 800.000 € verpflichtet, an
andere
Unternehmer im Inland (B2B) nur noch E-Rechnungen zu versenden.
Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 €
dürfen bis zum 31.12.2027 noch
Papierrechnungen versenden
oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches
Rechnungsformat verwenden.
Ab dem 1.1.2028 entfällt die
Schwelle von 800.000 € und alle Unternehmer sind verpflichtet
ihre
Lieferungen und Leistungen an andere inländische
Unternehmer über E-Rechnungen abzurechnen |
| Wo ist das gesetzlich geregelt und wo
findet man weitere Literatur zum Thema? |
Die grundsätzliche Regelung ist in § 14 Umsatzsteuergesetz
(UStG) enthalten. Die
Übergangsvorschriften sind in § 27 UstG
enthalten. Darüber hinaus gibt es bereits einen ersten
Entwurf eines Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen,
welches Sie auf dessen Homepage1
finden oder per Google mit
den Stichworten „BMF E-Rechnung“ schnell finden können. |
| Welche Konsequenzen drohen bei
Nichtbeachtung? |
Da das Umsatzsteuergesetz zukünftig die E-Rechnung als
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
vorschreibt, können Sie
bei Nichtbeachtung keine Vorsteuer mehr in Abzug bringen.
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| Notwendige Maßnahmen: |
In einem ersten Schritt muss geprüft werden, ob die von Ihnen
verwendete Software empfangsbereit für
die E-Rechnung ist. In
einem zweiten Schritt muss geprüft werden, ab wann Sie zur
Versendung der ERechnung
verpflichtet sind bzw. in welchem
Umfang Sie die Übergangsregelung nutzen möchten. Wir
haben
Ihnen mögliche Szenarien aufgezeichnet, in denen Sie sich mit
Ihrem Unternehmen wiederfinden
könnten. |
| Szenario 1 – DATEV
Unternehmen Online |
Sie nutzen bereits Unternehmen Online der Datev (DUO) um
Eingangsrechnungen zu verarbeiten.
Damit sind Sie
grundsätzlich für die Umstellung auf die neue Vorgabe des
Gesetzgebers vorbereitet.
Mit DUO kann die E-Rechnung
ausgelesen werden und eine gesetzeskonforme Archivierung findet
im
Hintergrund automatisch statt.
Damit die E-Rechnung bei
Ihnen im Betrieb nicht zu Mehraufwand führt, sollten die
bestehenden
Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden. Es
würde sich beispielsweise empfehlen, darauf
hinzuarbeiten,
dass die Lieferanten angesprochen werden, nur noch elektronische
Rechnungen zu
versenden.
Für Ihre Ausgangsrechnungen
besteht ebenfalls spätestens ab 2028 die Pflicht zur Umstellung
auf die
E-Rechnung, sofern Sie Rechnungen an andere
Unternehmer stellen (also B2B).
In Abhängigkeit von Ihrer
derzeitigen Vorgehensweise zur Erstellung und Übermittlung von
Ausgangsrechnungen bestehen folgende Optionen für die Erstellung
von E-Rechnungen:
1) Falls Sie Rechnungen per Word / Excel
schreiben:
Die Datev bietet eine online Plattform an, auf der
Sie Rechnungen erstellen und versenden
können. Die Plattform
soll die Anforderungen an die neuen Vorgaben erfüllen.
Allerdings sind die
Rechnungsangaben jeweils händisch
einzuarbeiten. Damit empfiehlt sich diese Lösung nur bei
einem überschaubaren Umfang an Rechnungen.
2) Falls Sie
Rechnungen über eine Software (ERP-System oder
Rechnungsschreibungssoftware)
erstellen:
In diesem Fall
empfehlen wir, dass Sie direkt mit Ihrem Softwarehersteller
klären, ob die
verwendete Software E-Rechnungen erstellen
kann.
3) Falls Sie Rechnungen über Auftragswesen der DATEV
erstellen:
In diesem Fall sind Sie bereits für die neuen
Anforderungen vorbereitet und müssen nur noch die
entsprechenden Einstellungen in der Software vornehmen.
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| Szenario 2 –Eigene
Software im Betrieb |
Sofern Sie bereits eine Software verwenden, mit der Sie
Rechnungen elektronisch verwalten und
archivieren, empfehlen
wir Ihnen, frühzeitig mit dem Softwarehersteller Ihre Software
zu überprüfen,
ob diese den zukünftigen gesetzlichen
Anforderungen entspricht. Bei der Überprüfung der Software ist
wichtig zu beachten, dass das System in der Lage ist,
E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Dazu muss die
Software eines der vorgegebenen Formate wie ZUGFeRD oder
XRechnung verarbeiten
können, damit der europäischen Norm
entsprochen wird (EN 19631). Für Ihre Ausgangsrechnungen
besteht ebenfalls spätestens ab 2028 die Pflicht zur Umstellung
auf die E-Rechnung, sofern Sie
Rechnungen an andere
Unternehmer stellen (Business to Business - B2B). Im besten Fall
kann die
Software, mit der Sie Eingangsrechnungen
verarbeiten, oder Ihr Warenwirtschaftsprogramm ebenfalls
zur
Erstellung von Ausgangsrechnungen als E-Rechnung genutzt werden.
Falls dies nicht möglich ist,
haben wir Ihnen oben im
Szenario 1 im Textabschnitt zu den Ausgangsrechnungen mögliche
Vorgehensweisen aufgezeichnet. Falls Sie ein anderes Format
verwenden (z.B. EDIFACT), müssen Sie
sich die Zustimmung des
Rechnungsempfängers holen. |
| Szenario 3 - Keine
Software wird verwendet |
Sofern Sie keine Software verwenden, die es Ihnen ermöglicht,
Rechnungen elektronisch zu erzeugen,
zu verwalten und zu
archivieren, ist die Einführung einer Software zur Verarbeitung
von E-Rechnungen
für Ihr Unternehmen sehr empfehlenswert. Die
Eingangs kurz dargelegten Übergangsvorschriften
gelten nur
bis zu einer Größenordnung von 800.000 € sowie bis zum Jahr
2028. Anschließend ist die
Umstellung zwingend erforderlich,
damit die neuen gesetzlichen Regelungen eingehalten werden
können.
Prüfen Sie, ob beispielsweise Ihr
Warenwirtschaftsprogramm ebenfalls zur Erstellung von
Ausgangsrechnungen als E-Rechnung genutzt werden kann oder
weitere Module angeschafft werden
können. Falls dies nicht
möglich ist, haben wir Ihnen oben im Szenario 1 im Textabschnitt
zu den
Ausgangsrechnungen mögliche Vorgehensweisen
aufgezeichnet.
Für den Bereich der Eingangsrechnungen haben
wir in der Vergangenheit sehr gute Erfahrungen mit
einer
Software der DATEV (DATEV Unternehmen Online – DUO) gesammelt.
DATEV Unternehmen
Online ist eine Cloudanwendung, in der
Eingangsrechnungen empfangen, archiviert und bezahlt
werden
können. Zudem besteht eine direkte Schnittstelle zu uns, und
ermöglicht Ihnen eine einfache
digitale Zusammenarbeit für
den Austausch von Unterlagen Ihrer Buchhaltung.
Für
Unternehmen mit geringem Umfang an Ausgangsrechnungen (z.B.
steuerpflichtige Vermietungen)
bietet sich die DATEV
E-Rechnungsplattform an. Auf dieser Plattform wird es zukünftig
ein ERechnungspostfach
geben und es werden E-Rechnungen
generiert werden können.
Unter
https://e-rechnungsplattform.datev.de/ können Sie sich bereits
jetzt registrieren. |
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Für Ihr Unternehmen bedeutet die Umstellung auf eine Software
eine deutliche Veränderung im
Bereich der Buchhaltung. Wir
empfehlen Ihnen zeitnah mit der Umstellung zu beginnen, sodass
Sie vor
dem Beginn der E-Rechnung die gesetzlichen
Anforderungen erfüllen |
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